(趣旨)

第1条　この規程は、さぬき市公文書等の管理に関する条例(令和4年さぬき市条例第18号。以下「公文書管理条例」という。)第10条第1項の規定に基づき、議会における公文書その他の文書等の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程において使用する用語の意義は、公文書管理条例で使用する用語の例による。

(文書管理の原則)

第3条　議会事務局の職員は、文書等の管理に関する事務を適正かつ迅速に行うとともに、その処理の経過を明らかにするよう努めるものとする。

(課長の職務等)

第4条　議会事務局議事課長(以下「議事課長」という。)は、議会における文書等の受領、配布、収受、処理、作成、保存、廃棄、移管等の一連の事務(次項において「文書等管理事務」という。)を総括する。

(文書主任等)

第5条　さぬき市公文書管理規程(令和6年さぬき市訓令第4号。以下「公文書管理規程」という。)第6条の規定の例により、議会事務局議事課(以下「議事課」という。)に文書主任及び文書管理担当を置く。

(収受等)

第6条　議事課において文書等を直接受領し、又は市の他の実施機関から配布を受けたときは、公文書管理規程第8条の規定の例により収受等の事務を行うものとする。この場合において、同条第1項ただし書中「他の課等又は出先機関の所管」とあるのは「さぬき市議会議員宛てのもの又は市の他の実施機関の所管」と、「当該他の課等又は出先機関」とあるのは「それぞれ当該さぬき市議会議員又は当該市の他の実施機関」とする。

(公文書の処理等)

第7条　議会における公文書の処理、作成等並びに整理及び保存については、公文書管理規程第3章から第5章までの規定の例による。

(簿冊管理簿の作成)

第8条　議事課長は、毎年度、新たに作成し、又はまとめられた公文書に変更のあった簿冊に係る簿冊管理簿を作成しなければならない。

(公文書の移管又は廃棄)

第9条　保存期間が満了した簿冊に係る、公文書管理条例第8条第2項から第5項までの規定による市長への移管又は廃棄に関する事務については、公文書管理規程第35条(第4項を除く。)の規定を準用する。この場合において、同条第1項から第3項まで及び第6項中「主管課長」とあるのは「議事課長」と、同条第1項及び第6項中「公文書館」とあり、及び同条第2項中「公文書館長(公文書館条例第3条に規定する館長をいう。以下同じ。)」とあるのは「総務課長」と読み替えるものとする。

(管理状況等の報告)

第10条　議事課長は、公文書管理条例第9条の規定による報告として、第8条の簿冊管理簿を総務部総務課長(以下「総務課長」という。)に提出し、及びその他総務課長が必要と認める事項を報告するものとする。

(紛失等の対応)

第11条　議事課長は、簿冊等の紛失及び誤廃棄が明らかになったときは、直ちに議会事務局長及び総務課長に報告するとともに、被害の拡大防止等のために必要な措置を講じなければならない。

(その他)

第12条　この規程に定めるもののほか、議会における公文書その他の文書等の管理に関し必要な事項は、公文書管理規程の規定の例による。